转载 | 技术文档开发与协同的不同阶段特征

在技术文档质量和编写组织能力的不同阶段，人员的配置会随着企业的需求和文档复杂性的增加而发生显著变化。以下是各个阶段的人员配比情况：

1. 初创阶段：简单的文档编写

• 人员配比：

  • 产品或开发人员：文档编写任务通常由开发团队或产品负责人兼任，因为此时文档仅为产品发布的附带内容，未形成专门的团队。

  • 管理人员：无专职文档管理人员，文档的更新和维护由项目或产品经理临时安排。

• 比例：

  • 90% 开发或产品人员

  • 10% 其他人员（如项目经理偶尔参与）

• 特点：没有专职文档编写人员，文档质量和一致性较低，更新滞后于产品开发。

2. 成长阶段：文档管理意识增强

• 人员配比：

  • 专职技术文档编写人员：随着售后服务需求增加，企业开始设立专职的技术文档编写人员或小团队，这些人员通常具有一定的技术背景，专注于文档撰写和更新。

  • 开发人员：技术人员依然参与文档编写，尤其是复杂的技术内容，但不再是主要的撰写者。

  • 产品经理/项目经理：负责协调文档编写任务，确保文档内容满足市场和售后需求。

• 比例：

  • 60% 专职文档编写人员

  • 30% 开发人员（支持复杂内容）

  • 10% 管理人员（协调工作）

• 特点：有了初步的文档团队，但文档编写流程依然缺乏系统性，人员仍多为兼职性质。

3. 成熟阶段：结构化文档和标准化流程

• 人员配比：

  • 技术文档团队：企业开始形成专业的技术文档团队，专职人员增加，包括文档编写者、编辑、翻译人员等。

  • 开发支持团队：开发人员的参与减少，但仍在文档编写初期提供技术支持，确保内容的准确性。

  • 文档管理员/系统管理员：引入专职的文档管理员，负责管理文档系统和确保文档的标准化流程。

  • 项目经理：负责推动技术文档的标准化，并与开发团队协作。

• 比例：

  • 70% 专职文档编写团队

  • 20% 开发支持团队

  • 10% 项目经理/文档管理员

• 特点：文档团队开始具备一定规模，流程逐步规范化，跨部门的协作提高了文档质量和效率。

4. 优化阶段：智能化文档管理

• 人员配比：

  • 高级文档编写团队：文档团队进一步扩大，涵盖结构化内容专家、多语言专家和内容复用专家等，专注于使用结构化文档和内容管理系统。

  • 技术支持人员：文档系统管理员和技术支持人员增加，专注于文档工具和AI技术的集成。

  • 翻译团队：全球化业务要求引入更多的专业翻译人员，确保文档的多语言支持。

  • 跨部门协作团队：文档编写与产品开发、售后服务、市场等部门紧密协作，推动智能化文档管理和集成。

• 比例：

  • 60% 高级文档编写团队（包括语言专家）

  • 20% 技术支持人员

  • 10% 翻译团队

  • 10% 跨部门管理人员

• 特点：人员配置高度专业化，文档编写和管理流程智能化，跨部门协作密切，尤其是在全球化和多语言内容管理方面。

5. 卓越阶段：全生命周期的文档管理和服务支持

• 人员配比：

  • 文档专家团队：文档团队成员具备高度的专业化，包括AI专家、数据分析师、翻译人员、语言学专家等，负责文档的全生命周期管理。

  • 系统管理员：技术文档系统的管理员负责维护文档与其他系统（如PDM、售后系统）的集成，确保文档与产品生命周期的无缝衔接。

  • 业务协作团队：文档管理成为企业战略的一部分，文档团队与业务、技术、市场等多部门深度协作，优化客户体验。

  • 全球化运营支持：负责多语言文档的全球团队，确保文档的跨文化适应性和多市场支持。

• 比例：

  • 50% 专业文档专家团队

  • 20% 系统管理员和技术支持团队

  • 20% 业务协作团队

  • 10% 全球化运营支持团队

• 特点：文档管理与企业的其他核心系统深度整合，人员配置全面支持智能化、全球化、全生命周期的技术文档管理。

总结

随着企业技术文档需求的演变，人员配比逐步从开发人员主导的初创阶段，发展为专职技术文档团队主导的成熟阶段，最后进入智能化和全球化管理的卓越阶段。每个阶段的人员配置反映了企业对技术文档的重视程度以及文档管理流程的成熟度。